Tillväxtinitiativet Kalmars integritetspolicy (hantering av personuppgifter)
1. Bakgrund
Tillväxtinitiativet Kalmar
- Tillväxtinitiativet Kalmar (nedan kallat ”vi”, ”oss”, etc) är ett samarbete mellan näringsliv och Kalmar kommun i syfte att hjälpa lokala företag växa och anställa fler. Målet är att skapa 1000 nya jobb på fem år. Vi är en icke vinstdrivande verksamhet som är politiskt och religiöst obunden.
Tjänsten
- Tillväxtinitiativet Kalmar möjliggör för arbetssökande att presentera sig själva och delta i rekryteringsprocesser för de företag vi samarbetar med (nedan kallat ”Tjänsten”). Den arbetssökande som använder tjänsten kallas nedan för ”Du”, ”Din”, "Användaren".
Personuppgifter
- En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan identifiera en fysisk person, antingen enskilt eller i kombination med andra uppgifter. Exempel: namn, kontaktuppgifter, CV, kommentarer från referenser, etc.
Dataskyddsförordningen (GDPR)
- GDPR är en förordning som bestämmer hur företag och organisationer i Europa får hantera personuppgifter. Förordningen innebär ett ökat skydd för den enskilde individen, strängare krav och ökat ansvar på den organisation som är personuppgiftsansvarig.
Personuppgiftsansvarig
- Tillväxtinitiativet Kalmar bestämmer över insamling, hantering och lagring av personuppgifter som rör Tjänsten, och är därmed är personuppgiftsansvarig.
Personuppgiftsbiträden
- TTillväxtinitiativet Kalmar har underleverantörer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss, dessa kallas personuppgiftsbiträden. IT-leverantörerna ”Teamtailor” och ”Airtable” är sådana biträden.
2. Samtycke
Vi behöver spara personuppgifter för att förenkla och underlätta rekrytering. Genom att godkänna denna integritetspolicy samtycker du till att personuppgiftsansvarig samlar in och behandlar dina personuppgifter enligt nedan angivna direktiv med ändamålet att hantera rekrytering.
Du har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst genom att kontakta Personuppgiftsansvarige med hjälp av kontaktuppgifterna som anges under punkt 13. Nyttjandet av denna rättighet kan dock innebära att du inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten. Mer information om dina rättigheter under punkt 8.
3. Hur personuppgifter samlas in och från vem
Första gången du skickar personuppgifter till oss ber vi dig att godkänna denna integritetspolicy. Alla dina personuppgifter samlas på ett ställe, och byggs sedan på allt eftersom du söker nya jobb och deltar i nya aktiviteter. Vi samlar in personuppgifter om dig från dig när du:
- Söker jobb eller gör intresseanmälan genom vår hemsida.
- Ansluter till Tillväxtinitiativet Kalmar genom funktionen ”Connect” i TeamTailor.
- Chattar med vår personal genom vår hemsida och / eller sociala medier.
- Medverkar i telefonintervjuer / samtal med vår personal.
- Deltar i aktiviteter, övningar, filminspelningar, etc. arrangerade av Tillväxtinitiativet Kalmar.
Vi kan även komma att samla in personuppgifter om dig från:
- Tredje part, tex. Facebook, LinkedIn och andra offentliga källor.
- Intervjuer med referenser, arbetsgivare, vår egen personal, mfl.
I vissa fall kan anställda i Tillväxtinitiativet Kalmar och dess samarbetspartners göra rekommendationer och då lägga till personuppgifter om potentiella arbetssökande. I de fall detta görs anses den potentiella arbetssökanden som användare inom ramen för denna sekretesspolicy och kommer att informeras om behandlingen.
4. Vilka personuppgifter som behandlas
Endast personuppgifter som är relevanta för den aktuella rekryteringsprocessen och/eller framtida arbetsprocesser samlas in och bearbetas (se tillägg för ytterligare information). Det kan till exempel vara:
- Uppgifter om tidigare utbildning, arbete och andra erfarenheter.
- Svar på frågor och uppgifter som rör specifika rekryteringar
- Bilder, filmer och anteckningar från våra aktiviteter.
- Bedömningar och kommentarer från våra anställda, de företag som rekryterar och/eller nämnda referenser.
- Sammanställd historik på aktiviteter, jobbansökningar, mail-konversationer, mm
Vi behandlar inte uppgifter om etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter utan en särskild överenskommelse med dig som användare.
5. Var och hur länge uppgifter lagras
Alla personuppgifter samlas och lagras online via vår partner, Teamtailor (se tillägg för vidare information).
Dina personuppgifter kommer att lagras och behandlas av oss så länge de bedöms intressanta för framtida rekryteringar och så länge de är nödvändiga av avtalsmässiga statistiska skäl.
Om du som Användare önskar att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål (framtida rekrytering), kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 13.
Du kan när som helst välja att korrigera eller ta bort dina uppgifter från vårt register, mer information om dina rättigheter under punkt 8.
6. Andra parter som har tillgång till uppgifter
Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje parter. Vi kommer att, utifrån relevans och behov, överföra dina personuppgifter till:
- De företag som vi hjälper med rekrytering av personal där du antingen aktivt har sökt en roll eller där vi tror att du kan passa.
- Våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållande av Tjänsten.
- Myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende;
- Myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.
Vi väljer noga partners för att se till att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden: Teamtailor, som tillhandahåller Tjänsten, server- och hostingföretag, företag för e-postutskick, företag för videobearbetning, företag för informationssökning, analytiska serviceföretag, it-tjänsten Airtable för statistiska ändamål kring de personer som anställs mha vårt arbete och andra företag med koppling till tillhandahållande av Tjänsten.
7. När gäller inte denna policy
Denna integritetspolicy är inte tillämplig på behandling och insamling av personuppgifter som görs av de företagen vi hjälper med rekrytering och/eller de organisationer vi på andra sätt samarbetar med. Vi tar inte ansvar för de personuppgifter som samlas in direkt av de företag vi samarbetar med via anställningsintervju, email, telefon eller andra sätt, utan uppmanar dig att ta del av deras egna integritetspolicy.
8. Dina rättigheter
Enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) har du som användare rätten att:
- Återkalla ett samtycke till behandling av personuppgifter som har givits av användaren (dig) till den Personuppgiftsansvarige genom att när som helst kontakta oss (punkt 13). Att nyttja denna rätt kan dock innebära att du inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.
- Få felaktiga personuppgifter rättade, genom att skriftligen begära en korrigering (se kontaktuppgifter punkt 13).
- Begära ut en kopia på samtliga personuppgifter vi lagrar om dig. Användare har rätt till en (1) kopia av alla behandlade uppgifter utan kostnad. För ytterligare kopior har personuppgiftsansvarig rätt att ta ut en rimlig avgift för administrativa kostnader.
- Begära att personuppgifter tas bort efter en viss tid eller omedelbart.
- Bli informerad om hur persondata används och samtycka till den användningen.
- Invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring.
- Invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande och profilering.
- Har under vissa omständigheter kunna flytta personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet), så länge detta inte negativt påverkar andras fri- och rättigheter.
- Om du har klagomål kring hur Tillväxtinitiativet Kalmar har behandlat dina personuppgifter är det en rättighet att vända dig till Datainspektionen.
Du kan när du vill logga in på din profil i Teamtailor och uppdatera, komplettera eller korrigera de uppgifter du har skickat in till oss (se länk).
9. Säkerhet
Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att dina personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna Integritetspolicy och GDPR (se tillägg för vidare information).
Överföring av information via internet och mobila nätverk, kan dock aldrig ske helt riskfritt, varför all överföring sker på egen risk. Det är viktigt att du också tar ansvar för att säkerställa att dina uppgifter skyddas. Det åligger dig att tillse att dina inloggningsuppgifter hålls hemliga.
10. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)
Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Tjänsten och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter.
11. Cookies
När Användare använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i din enhet, såsom din dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta din användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om din användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår ”Cookie Policy” (länk till Policy).
Du kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock din upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga.
12. Ändringar
Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till sekretesspolicyn. Den senaste versionen av sekretesspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. En ny version anses vara kommunicerad till dig när du antingen har fått ett e-postmeddelande som informerar dig om den nya versionen (med den e-postadress som du anger i samband med användningen av Tjänsten) eller när du annars informeras av den nya sekretesspolicyn.
13. Kontakt
För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter: Tillväxtinitiativet Kalmar, info@tillvaxtinitiativetkalmar.se
TILLÄGG TILL INTEGRITETSPOLICYN RÖRANDE SPECIFIKA ÅTAGANDEN GENTEMOT UPPDRAGSGIVAREN KALMAR KOMMUN
Med hänsyn till Tillväxtinitiativet Kalmars (TK) uppdragsavtal med Kalmar Kommun behöver individuella uppgifter om de personer som kommer i arbete via Tillväxtinitiativet Kalmars arbete sparas för att uppfylla villkoren i avtalet.
Dessa uppgifter sparas endast med hänvisning till de statistiska ändamål som är nödvändig för att upprätthålla TKs avtal med Kalmar kommun (och som möjliggör för Kalmar kommun att följa upp TKs arbete och effekten av det).
Data hämtas in från Team Tailor och från arbetsgivaren som har anställt arbetstagaren.
Följande steg tas för att minimera risker med sparad data:
- I syfte om strikt uppgiftsminimering, så är den enda data som hanteras den som TK enligt avtal är skyldiga att återrapportera till Kalmar kommun. Den innefattar:
- Information ifall arbetstagaren vid anställningstillfället var
- arbetslös,
- långtidsarbetslös,
- under 25 år gammal eller
- nyanländ till Sverige;
- samt
- namn på personen,
- ifall personen är man eller kvinna,
- vilken boendeorten för personen är,
- vilket startdatum anställningen har samt
- vilken omfattning den nya anställningen har.
- 6 månader efter anställning följs varje anställning upp via kontakt mellan TK och arbetsgivaren för att få information kring huruvida personen fortfarande är
- anställd i företaget,
- ifall personen fått lämna utan att ha ett nytt jobb,
- ifall personen lämnat för att gå till ett annat jobb eller
- ifall personen lämnat för att börja studera.
- Denna statiska uppföljning av de jobb som skapats är TK skyldiga enligt avtal att återrapportera tillbaka till Kalmar kommun.
- Denna data kring genomförda anställningar hanteras bara via IT-plattformen Airtable och förekommer inte i email, andra datafiler eller liknande. Skulle det någon gång uppstå ett behov av att behöva hantera data i annan miljö, raderas den i så fall direkt efter.
- För begränsa möjlig åtkomst av data, hålls IT-plattformen Airtable lösenordsskyddad och den hanteras endast av Tillväxtinitiativet Kalmars personal. All data används endast internt av Tillväxtinitiativet Kalmars personal och presenteras endast i anonymiserad och summerad form till uppdragsgivaren Kalmar kommun.
- Skulle någon person specifikt vilja få bli borttagen eller anonymiserad i statistiken så genomförs detta på begäran i linje med Integritetspolicyn.
- Datan sparas så länge som TVs verksamhet fortlöper, men inte därefter.
Slut på Tillväxtinitiativet Kalmars integritetspolicy
